Si quieres hacer crecer tu negocio sólo hay dos formas, o incrementar los ingresos o el tiempo. En esta ocasión vamos a concentrarnos en el factor tiempo. Una semana tiene 168 horas y una jornada laboral 8, por lo que si tú y tu personal ya estáis dando el 100%, la única forma de mejorar los resultados es incrementando la productividad.
Paquetes informáticos como Microsoft Office (personalmente, aborrezco la versión 2007, y a donde vaya busco la 2003) o su competencia gratuita OpenOffice nos permiten aumentar la productividad, crear documentos de aspecto profesional, y en definitiva, organizarnos mejor. Pero cuantos de nosotros sólo conocemos únicamente los aspectos más básicos de MS Word, Excel, Outlook y sin lugar a dudas, ¿Access? Como mucho sabemos cómo utilizar el 5% del potencial de estos programas, y una vez llegamos a ese punto, nunca más nos molestamos en averiguar todo lo que estos programas pueden hacer por nosotros.
Mientras tanto, las compañías que producen este tipo de software, no dejan de invertir tiempo añadiendo extras que podríamos utilizar si únicamente tomáramos el tiempo para aprenderlas.
Te aconsejo que dediques un día aprendiendo cada uno de los programas que utilices normalmente, te va a ayudar a ser más eficiente y así ahorrar un poco de tiempo que puedes utilizar para otras tareas como por ejemplo:
- Contactar a clientes, en ocasiones estamos demasiado ocupados para acordarnos de que cuesta 5 veces menos mantener a un cliente actual que conseguir uno nuevo.
- Planificación estratégica, el día a día del negocio es tan frenético que no tenemos tiempo para planificar la dirección del negocio o los resultados de nuestras estrategias.
- Tener una vida equilibrada, ¿cuando fue la última vez que cancelaste una cena con tu pareja, ir a ver una obra de teatro de tu hija o partido de fútbol de tu hijo o, implemente, te tomaste unas cervezas con tus amigos?
Existen múltiples guías visuales con explicaciones prácticas para aprender los programas. Aún mejor, no mucha gente lo sabe, pero las compañías que producen estos programas ofrecen completos tutoriales gratuitos online:
Asegúrate de que tus empleados sacan el mayor provecho de los programas. Un día invertido en formación en grupo (tú incluido) te asegurará una ventaja competitiva frente a tus competidores. Yo no soy muy partidario de cursos individuales para los empleados. Un curso corto de uno o dos días no sólo incrementará la productividad de todo el equipo sino que mejorará la relación entre ellos y te ayudará a identificar trabajadores que ya son más productivos.
Al entrevistar trabajadores potenciales, no cuentes con que sea suficiente alguien incluya “conocimientos de Office” en el currículum, la mayoría de la gente considera “conocimientos” limitarse a utilizar Word como una máquina de escribir con pantalla (eso explicaría marcas de Tipp-ex en algunos monitores.)
Con la versión gratuita de OpenOffice te puedes ahorrar bastante dinero en licencias (de hecho, los gobiernos Chino e Indio utilizan OpenOffice en todos los ordenadores de sus funcionarios… haz los números.) Hasta Google está ofreciendo una versión online de procesador de textos básico, calendario y hoja de cálculo que se puede acceder desde cualquier acceso a internet sin necesidad de descargar o instalar programas en tu ordenador (o llevar los ficheros de arriba a abajo) y permitiendo compartir ficheros y calendarios. ¿Lo único que necesitas para los recursos ofimáticos de tu oficina? Los ordenadores más baratos que puedas encontrar con con una conexión a Internet de banda ancha.
Personalmente, yo utilizo mayormente MS Office 2003 para procesar textos, base de datos y como hoja de cálculo, OpenOffice para crear ficheros pdf y editar imágenes y sincronizo tareas y calendario entre MS Outlook y mi BlackBerry.
