Incrementa la productividad en tu negocio, una ventaja competitiva sobre la competencia

Si quieres hacer crecer tu negocio sólo hay dos formas, o incrementar los ingresos o el tiempo. En esta ocasión vamos a concentrarnos en el factor tiempo.

Una semana tiene 168 horas y una jornada laboral 8, por lo que si tú y tu personal ya estáis dando el 100%, la única forma de mejorar los resultados es incrementando la productividad.

Paquetes informáticos como Microsoft Office (personalmente, aborrezco la versión 2007, y a donde vaya busco la 2003) o su competencia gratuita OpenOffice nos permiten aumentar la productividad, crear documentos de aspecto profesional, y en definitiva, organizarnos mejor. Pero cuantos de nosotros sólo conocemos únicamente los aspectos más básicos de MS Word, Excel, Outlook y sin lugar a dudas, ¿Access? Como mucho sabemos cómo utilizar el 5% del potencial de estos programas, y una vez llegamos a ese punto, nunca más nos molestamos en averiguar todo lo que estos programas pueden hacer por nosotros.

Mientras tanto, las compañías que producen este tipo de software, no dejan de invertir tiempo añadiendo extras que podríamos utilizar si únicamente tomáramos el tiempo para aprenderlas.

Te aconsejo que dediques un día aprendiendo cada uno de los programas que utilices normalmente, te va a ayudar a ser más eficiente y así ahorrar un poco de tiempo que puedes utilizar para otras tareas como por ejemplo:

• Contactar a clientes, en ocasiones estamos demasiado ocupados para acordarnos de que cuesta 5 veces menos mantener a un cliente actual que conseguir uno nuevo.
• Planificación estratégica, el día a día del negocio es tan frenético que no tenemos tiempo para planificar la dirección del negocio o los resultados de nuestras estrategias.
• Tener una vida equilibrada, ¿cuando fue la última vez que cancelaste una cena con tu pareja, ir a ver una obra de teatro de tu hija o partido de fútbol de tu hijo o, implemente, te tomaste unas cervezas con tus amigos?

Existen múltiples guías visuales con explicaciones prácticas para aprender los programas. Aún mejor, no mucha gente lo sabe, pero las compañías que producen estos programas ofrecen completos tutoriales gratuitos online:

1. Microsoft Office 2003
2. Microsoft Office 2007
3. OpenOffice

Asegúrate de que tus empleados sacan el mayor provecho de los programas. Un día invertido en formación en grupo (tú incluido) te asegurará una ventaja competitiva frente a tus competidores. Yo no soy muy partidario de cursos individuales para los empleados. Un curso corto de uno o dos días no sólo incrementará la productividad de todo el equipo sino que mejorará la relación entre ellos y te ayudará a identificar trabajadores que ya son más productivos.

Al entrevistar trabajadores potenciales, no cuentes con que sea suficiente alguien incluya “conocimientos de Office” en el currículum, la mayoría de la gente considera “conocimientos” limitarse a utilizar Word como una máquina de escribir con pantalla (eso explicaría marcas de Tipp-ex en algunos monitores.)

Con la versión gratuita de OpenOffice te puedes ahorrar bastante dinero en licencias (de hecho, los gobiernos Chino e Indio utilizan OpenOffice en todos los ordenadores de sus funcionarios… haz los números.) Hasta Google está ofreciendo una versión online de procesador de textos básico, calendario y hoja de cálculo que se puede acceder desde cualquier acceso a internet sin necesidad de descargar o instalar programas en tu ordenador (o llevar los ficheros de arriba a abajo) y permitiendo compartir ficheros y calendarios. ¿Lo único que necesitas para los recursos ofimáticos de tu oficina? Los ordenadores más baratos que puedas encontrar con con una conexión a Internet de banda ancha.

Personalmente, yo utilizo mayormente MS Office 2003 para procesar textos, base de datos y como hoja de cálculo, OpenOffice para crear ficheros pdf y editar imágenes y sincronizo tareas y calendario entre MS Outlook y mi BlackBerry.

Consejos de Dale Carnagie: Sé un Líder

• Utiliza elogios y apreciación honesta.
• Cuando tengas que llamar la arención a los errores de la gente, hazlo indirectamente.
• Habla sobre tus propios errores antes de criticar a otra persona.
• Haz preguntas en lugar de dar órdenes directas.
• Deja que la otra persona guarde las apariencias.
• Elogia la mejora más insignificante, y alaba cada mejoría. Sé franco en tu aprecio y generoso en tus alabanzas.
• Dale a la otra persona una magnífica reputación para estar a la altura.
• Anima a la gente. Haz que los fallos y errores parezcan fáciles de corregir.
• Haz que la otra persona se sienta feliz haciendo lo que sugieres.

Fuente: Cómo Ganar Amigos e Influir sobre las Personas de Dale Carnegie

Vocación –> Carrera –> Trabajo

• Vocación
  Vocación es la visión global, lo que quieres lograr con tu vida. Es cómo quieres que se te recuerde una vez ya no estés entre los vivos. Quizás quieras ayudar a reducir dolor y sufrimiento en el mundo, esa sería una parte razonable de tu vocación, llamada o, haciendo un paralelismo con el mundo empresarial, tu declaración personal de objetivos.
  
  
• Carrera
  Una carrera profesional es un subconjunto dentro de las vocaciones. Si, por ejemplo, lo que quieres hacer es reducir el dolor y sufrimiento en el mundo puede que quieras ser un doctor, enfermero, anestesista, bioquímico, masajista, entrenador, cura, político, etc. Hay muchas carreras que encajan con esa vocación en particular.
  
  
• Trabajo
  Trabajo es el componente más pequeño de los tres. Si enfermero o enfermera encaja como carrera para satisfacer tu vocación, ¿cuantos trabajos hay en tu ciudad para una enfermera? Probablemente hay miles. Pero si lo enmarcamos de esta forma, el trabajo es el componente más pequeño.

En caso de que odies tu trabajo ¿dejarlo quiere decir que has fracasado? No, vuelve a tu visión global ¿Qué quieres lograr en tu vida? ¿Cuál es la visión global de tu vocación, llamada, propósito, tu misión?

El problema es que normalmente la gente se concentra en la táctica (el puesto de trabajo) para llegar a la visión global en lugar del resultado mismo. Si no identificas tu trabajo como un medio o táctica para alcanzar tus objetivos globales, el trabajo, el invento en el que hayas estado trabajando o el negocio que has montado se vuelve demasiado importando y dejarlo, te da la sensación de que has de empezar tu vida de nuevo.

No has de encontrarte en esa posición. Ten clara tu visión global primero y después reconoce que todas las cosas que haces cada día no son más que movimientos tácticos para ayudarte a alcanzar tu objetivo final.

Aún así, en ocasiones te encontrarás en situaciones en las que no importa lo que hagas, continúas fracasando. En esas situaciones, es mejor dejarlo. No obstante, presta atención a la estacionalidad de algunos mercados. Por ejemplo, si empiezas a vender árboles de navidad en junio, no te desmoralices. Pero si después de un año sigues sin conseguir ganarte la vida, déjalo y haz alguna otra cosa. No esperes que la persistencia te haga tener suerte mañana.

Fuente: Dan Miller (48days.com)

“Los ganadores nunca abandonan; los que abandonan nunca ganan”… tonterías

Todos hemos oído el dicho “Los ganadores nunca abandonan; los que abandonan nunca ganan” (Winners never quit, quitters never win en inglés.) ¿Es verdad? ¿Quiere eso decir que si estás conduciendo de A a B y de repente te das cuenta de que te estás dirigiendo hacia C, ¿simplemente continuarías? ¿conducirías más rápido? ¿te “esforzarías más”? Por supuesto que no – corregirías inmediatamente tu dirección, incluso si supusiera ir hacia atrás hasta D para llegar a la carretera correcta.

¿Porqué en lo que se refiere a trabajos y negocios la gente cree a menudo que si persisten en la labor, de alguna forma las cosas mejorarán? ¿Porqué han de ser leales y nunca dar señales de “darse por vencido”?

En su 48 Days podcast (en inglés) de esta semana, Dan Miller responde esta pregunta de Margaret:
“Me gustaría saber qué hacer cuando trabajas duro y todo parece fracasar ¿Cambias de planes o qué haces?”

Dejar tu trabajo no significa que dejas tu compromiso para con tu familia. Dejar un negocio no quiere decir que ya no te interesa controlar tu tiempo e ingresos. Dejar el sacerdocio o una organización benéfica no quiere decir que ya no deseas cambiar el mundo o ayudar a los a personas desafortunadas.

Tu trabajo, negocio o sacerdocio son únicamente tácticas para cumplir una visión más importante. Tu “propósito” o “vocación” define el objetivo principal. Si tu trabajo es claramente un callejón sin salida, tiene completamente sentido dejarlo, lleva tus habilidades a otro sitio donde encajen mejor. Si tu negocio no funciona, aprende de la experiencia y empieza de nuevo en otra dirección. Aquí tienes mis recomendaciones:

• Si tu trabajo sólo te proporciona un escaso salario, planea dejarlo en los próximos 30 días.
• Si has estado llevando tu propio negocio durante un año y después de gastos ganas menos de $500 al mes, déjalo y encuentra otra opción.
• Si empezaste una organización benéfica y después de dos años te das cuenta de que estás dedicando el 80% de tu tiempo a tareas administrativas y no tienes un modelo económico real para su continuidad, considera asociarte con otra organización ya establecida.

Los ganadores abandonan - abandonan rápido y a menudo. Si, ya sé que escuchamos mucho el dicho de que nada importa más que ser persistente, pero si eres un pato intentando subir a un árbol, lo único que la persistencia te dará, serán ampollas en tus patas que no te dejarán ni nadar bien. Ten la madurez y coraje de dejar las cosas ineficientes de tu vida.

Y ya que estamos en ello, si estos dichos populares son siempre verdad:

1. El cliente siempre tiene la razón
2. No hay mal que por bien no venga
3. No juzgues por las apariencias
4. Loro viejo no aprende a hablar
5. La ausencia es al amor lo que el aire al fuego, apaga el pequeño y aviva el grande
6. Más vale prevenir que curar
7. Cuentas claras conservan la amistad
8. No puedes estar en misa y repicando

No dejes que clichés generalmente aceptados te desvíen de tu camino.

Fuente: Traducido de Dan Miller (48days.com)

Regla No 2: Decide tu propia definición de prosperidad económica

¿Qué es prosperidad para ti? Si quieres hacer dinero, ésta es una de las cuestiones que tienes que pensar con calma. La gente rica, lo tiene claro. Saben exactamente lo que para ellos es ser rico.

Richard Templar, el autor de Las Reglas del Dinero, comenta que tiene un amigo que siempre había tenido claro que se consideraría rico cuando empezara a vivir no del dinero acumulado a través de su negocio (que llamaremos capital), ni de los intereses sobre el capital, sino cuando pudiera vivir de los intereses sobre los intereses del capital acumulado.

El autor comenta que su amigo sabe en todo momento cuanto gana en interés sobre el interés. Así pues, si sale a cenar una noche sabe (a) lo que le ha costado la cena y (b) cuanto ha ganado mientras cenaba. Siempre y cuando (b) sea más que (a), él es feliz.

La verdad es que es una definición de prosperidad bastante exigente. No tienes porque poner el listón tan alto, pero de todos modos deberías decidirte por una cantidad.

Yo comparto la definición de riqueza del autor “tener suficiente como para no preocuparme por si tengo suficiente”, y al igual que él, me siento más cómodo desde que empecé a contar en miles de euros en lugar de euros. Sé en todo momento cuanto tengo, cuanto necesito y cuanto puedo gastar.

Para algunas personas, no preocuparse puede ser tener suficiente para cubrir una emergencia inesperada en el hogar o la familia. ¿Cómo definirías el momento en el que te consideraría "rico"? ¿Dependiendo del número de coches que tengas? ¿Sirvientes? ¿Dinero en el banco? ¿El valor de tu casa? ¿Cartera de inversiones? Por supuesto no existe una respuesta única y correcta, pero si no tienes un blanco, no puedes apuntar. Si no sabes a donde vas, no puedes salir de casa o acabarás conduciendo en círculos durante horas. Si no tenemos una definición, ¿cómo controlaremos o juzgaremos nuestro éxito?

Fuente: Las Reglas del Dinero de Richard Templar

4 estrategias simples para seguir teniendo éxito

Este enero te pusiste un objetivo para este año. Digamos que querías perder 5 kilos antes del 1 de julio. Después de meses de duro trabajo y disciplina, ¡has adelgazado 6 kilos! ¡Genial!

Ahora bien... ¿Cómo haces para no volver a ganar esos kilos y hacer desaparecer lo que has conseguido hasta la fecha? Aquí tienes tres formas para seguir teniendo éxito:

1. Trabaja duro incluso cuando nadie esté mirando.
Comprométete contigo mismo a hacer todo con excelencia sin la necesidad de que otros te den su aprobación. Si, es verdad que se agradece que amigos, familia y compañeros de trabajo nos den “una palmadita en la espalda”. Pero es aun mejor desarrollar nuestro propio sentido personal de orgullo y logro. Mi madre siempre me ha dicho, hagas lo que hagas, siempre da el 100%.

2. No llegues nunca.
Puede que suene contraintuitivo, pero una de las mejoras formas de mantener el éxito es pensar que tu objetivo es un proyecto en construcción que siempre está en progreso y por terminar.

Nunca te visualices con el objetivo conseguido. Condiciónate para seguir aprendiendo activamente. Aprende más sobre tu campo si lo que quieres es avanzar en tu profesión... aprende más sobre una técnica en particular si tu objetivo es avanzar en una habilidad... y aprende más sobre lo que el resto está haciendo en tu sector cuando tu meta es mejorar tu negocio.

¿Cuantas veces has ido a correr 1km y casi no puedes acabar, pero al día siguiente, incrementas la distancia a 2km y haces la mitad (1km) de un tirón?

3. Sé persistente.
Si sigues haciendo todo lo posible – e incluso un poco más cuando el resto han abandonado – seguirás obteniendo resultados. Con el tiempo, se convertirá en un estilo de vida y serás imparable.

Fuente: Traducido de Bob Cox (Early to Rise)